Política de tratamiento de datos personales

Vigente desde el 7 de octubre de 2026 · Versión 1

Esta política explica cómo Valdra Tech, a través de su producto citas-bot, recoge, usa, guarda y protege los datos personales, conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre inteligencia artificial.

1. Quiénes somos

• Responsable: Emanuel Giraldo Aragon, persona natural comerciante, con el nombre comercial Valdra Tech
• NIT: 1112044260-5
• Domicilio: CL 11 A SUR 10 E 111, Jamundí - Valle del Cauca, Colombia
• Correo para datos personales: contacto@valdratech.app
• WhatsApp y teléfono: 323 492 3530

2. Nuestros dos papeles

citas-bot es una plataforma que las clínicas usan para atender a sus pacientes por WhatsApp. Por eso tratamos datos en dos calidades distintas:

• Como responsables, de los datos de nuestros clientes (las clínicas), de las personas que nos escriben para conocer el servicio y de los usuarios del panel de la clínica.
• Como encargados, de los datos de los pacientes de cada clínica. La clínica es la responsable: decide para qué se usan y es ante quien el paciente ejerce sus derechos en primer lugar. Nosotros los tratamos únicamente para prestarle el servicio, siguiendo sus instrucciones y esta política.

Si usted es paciente y quiere consultar, corregir o eliminar sus datos, puede dirigirse a su clínica o a nosotros. Si nos escribe a nosotros, le daremos traslado a la clínica a más tardar en dos días hábiles y le informaremos.

3. Qué datos tratamos

Datos sensibles. La especialidad de una cita o el motivo general pueden revelar algo sobre la salud de una persona. Los tratamos como datos sensibles: solo con autorización previa y expresa, que se pide en el propio chat antes de guardar cualquier dato, y nunca se condiciona la atención a entregar más datos sensibles de los necesarios para agendar. Responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo.

4. Qué datos no tratamos

• No guardamos la historia clínica, diagnósticos, resultados de exámenes ni fórmulas médicas.
• El asistente no da consejo médico. Las preguntas clínicas se redirigen a agendar una cita o a una persona de la clínica, y ante una posible urgencia indica la línea de emergencias.
• Si la clínica conecta su propio sistema para verificar la identidad del paciente, solo comparamos el nombre escrito con el registrado. Nunca mostramos ni guardamos los datos de ese sistema.
• No vendemos ni alquilamos datos personales, y no los usamos para publicidad.

5. Para qué los usamos

• Agendar, confirmar, reprogramar y cancelar citas, y llevar la agenda de la clínica.
• Enviar recordatorios de citas, avisos de cambios y avisos de horarios liberados a quien se inscribió en la lista de espera.
• Pasar la conversación a una persona de la clínica cuando el paciente lo pide o el caso lo requiere.
• Registrar peticiones, quejas, reclamos y encuestas de satisfacción, cuando el paciente las envía.
• Dar a la clínica estadísticas de su operación (citas agendadas, inasistencias, horarios recuperados).
• Prestar, facturar y dar soporte al servicio a nuestros clientes, y atender a quienes nos contactan.
• Proteger la seguridad de la plataforma y cumplir obligaciones legales.

6. Uso de inteligencia artificial

En algunas clínicas, el asistente usa un modelo de inteligencia artificial para entender los mensajes escritos con palabras propias y redactar las respuestas. Esto significa que:

• Los mensajes de la conversación se envían al proveedor del modelo para generar la respuesta (ver la sección 7).
• El modelo no decide por su cuenta: toda cita la valida nuestro sistema contra la agenda real de la clínica y sus reglas antes de crearla, cambiarla o cancelarla.
• No se toman decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre la persona ni se elaboran perfiles.
• En cualquier momento el paciente puede pedir que lo atienda una persona de la clínica.

7. Con quién los compartimos

Solo con proveedores que necesitamos para prestar el servicio, que actúan como encargados bajo contrato y con obligaciones de confidencialidad y seguridad:

Esto implica una transmisión internacional de datos a encargados, que hacemos conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. También compartimos datos con autoridades cuando una ley o una orden lo exige.

8. Seguridad

• Conexiones cifradas (HTTPS) y verificación de la firma de cada mensaje que llega de WhatsApp.
• Contraseñas y claves de acceso en un almacén de secretos, nunca en la base de datos.
• Separación de los datos de cada clínica: una clínica no puede ver los de otra.
• Acceso al panel por usuario y rol, y registro de cada acción del personal.
• En los registros técnicos, los números de teléfono aparecen enmascarados.

9. Cuánto tiempo los guardamos

Mientras la clínica tenga el servicio activo y sean necesarios para las finalidades de esta política. Al terminar el servicio, los datos de los pacientes se devuelven a la clínica o se eliminan según sus instrucciones, salvo lo que una ley obligue a conservar. El contexto de conversación que usa el asistente se descarta a las pocas horas de inactividad; el registro de los mensajes se conserva para soporte y auditoría por doce (12) meses.

10. Sus derechos

Como titular, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que dio.
• Saber para qué se han usado sus datos.
• Revocar la autorización o pedir que se eliminen sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite ante nosotros o ante la clínica.

11. Cómo ejercerlos

Escríbanos al correo contacto@valdratech.app o al WhatsApp 323 492 3530, con su nombre, su número de WhatsApp, lo que pide y cómo quiere que le respondamos. Para proteger sus datos podemos pedirle que confirme que es usted.

Consultas

Las respondemos en máximo diez (10) días hábiles. Si no es posible, le explicamos el motivo y le respondemos en máximo cinco (5) días hábiles más.

Reclamos (corregir, actualizar, eliminar o revocar)

Los atendemos en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a recibirlos. Si falta información, se la pedimos dentro de los cinco (5) días siguientes; si no la recibimos en dos (2) meses, entendemos que desistió. Si no es posible responder a tiempo, le explicamos el motivo y le respondemos en máximo ocho (8) días hábiles más.

12. Niños, niñas y adolescentes

Cuando se agenda una cita para un menor de edad, quien escribe debe ser su padre, madre o representante legal, que es quien da la autorización. Esos datos se usan solo para gestionar sus citas, respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.

13. Cambios a esta política

Si cambiamos algo importante, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha y, cuando cambien las finalidades, pediremos de nuevo la autorización.